Databehandleraftale

01Formål og varighed

Vi behandler kun personoplysninger for at levere SimpleVet til klinikken: opbevaring og visning af klienter, dyr, journaler, billeder og bilag, søgning, aftaler og kalender, afsendelse af kalenderinvitationer og påmindelser, PDF-eksport, backup og – hvis klinikken slår det til – synkronisering med Dinero.

Aftalen gælder, så længe vi behandler personoplysninger for klinikken.

02Hvilke oplysninger og hvem de handler om

SimpleVet er ikke beregnet til følsomme oplysninger (art. 9) eller CPR-numre om klienter. Klinikken bør undgå at skrive sådanne oplysninger i fritekst. SimpleVet indsamler ikke CPR-numre.

03Klinikkens ansvar

Klinikken er dataansvarlig og sørger for, at der er lovligt grundlag for at registrere oplysningerne i SimpleVet, og at klienterne er oplyst om behandlingen.

04Vores forpligtelser

• Vi behandler kun oplysningerne efter klinikkens dokumenterede instruks – denne aftale og klinikkens brug af SimpleVet er instruksen.
• Alle, der har adgang til oplysningerne hos os, har tavshedspligt.
• Vi hjælper klinikken med at opfylde klienternes rettigheder, fx indsigt, rettelse og sletning.
• Vi hjælper klinikken med sikkerhed, konsekvensanalyser og kontakt til Datatilsynet, hvis det bliver nødvendigt.
• Vi underretter klinikken uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, vi er blevet opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden.

05Sikkerhed

Vi har blandt andet disse tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Hver klinik har sit eget adskilte område – data fra én klinik kan ikke ses af en anden.
• Login med engangskode på mail eller passkey – ingen genbrugelige adgangskoder.
• Krypteret forbindelse (HTTPS). Følsomme data er krypteret i hvile, og al backup er krypteret.
• Backup af database og vedhæftninger hver time. Backup opbevares i 3 måneder og ligger inden for EU.
• Omkring 1.000 automatiske tests, kontrol af baggrundsopgaver og logning, så fejl bliver opdaget tidligt.
• Kun én person har adgang til produktionsdata: K9 Performance ApS' ejer, som også udvikler og driver SimpleVet. Adgangen bruges kun, når det er nødvendigt for drift, fejlretning eller support, som klinikken har bedt om.

06Underdatabehandlere

Klinikken giver med denne aftale generel godkendelse til, at vi bruger følgende underdatabehandlere:

Vi giver besked mindst 30 dage, før vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler, så klinikken kan gøre indsigelse. Vores underdatabehandlere er bundet af de samme forpligtelser som os.

Dinero er ikke vores underdatabehandler. Når klinikken slår integrationen til, overfører vi oplysninger til klinikkens egen Dinero-konto efter klinikkens instruks.

07Overførsel uden for EU/EØS

Klinikkens data – journaler, billeder, bilag og klientoplysninger – opbevares i EU hos Hetzner i Tyskland.

Mails til klienter og brugere sendes via Resend, som opbevarer data i USA. Det betyder, at følgende overføres til USA: modtagerens fornavn og mailadresse, aftalens dato og tidspunkt, dyrets navn, den ansvarlige dyrlæges navn samt klinikkens navn, adresse, afbudspolitik og kontaktoplysninger. SimpleVet sender aldrig journaloplysninger, billeder eller bilag via mail. En PDF-eksport af en journal kan kun downloades; vælger klinikken selv at sende den videre, sker det uden for SimpleVet og er klinikkens eget ansvar. Resend er certificeret under EU-US Data Privacy Framework, som EU-Kommissionen har vurderet giver et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, og overførslen er desuden dækket af EU's standardkontraktbestemmelser i Resends databehandleraftale.

08Når aftalen ophører

SimpleVet har ikke en selvbetjent eksport af alle data – med Pro kan journaler dog eksporteres som PDF. Ønsker klinikken sine data udleveret, laver vi et manuelt dataudtræk. Bestilles udtrækket, efter kontoen er lukket, faktureres det efter medgået tid, som beskrevet i handelsbetingelserne.

Når en konto lukkes, sletter vi klinikkens personoplysninger senest 30 dage efter og fra backup senest 90 dage efter – medmindre lovgivningen kræver, at vi gemmer dem.

09Tilsyn og dokumentation

Vi stiller de oplysninger til rådighed, som klinikken har brug for til at kontrollere, at vi overholder aftalen, og medvirker til revision eller inspektion, som klinikken eller en revisor på klinikkens vegne gennemfører.

10Forrang og lovvalg

Hvis denne aftale og handelsbetingelserne siger noget forskelligt om behandling af personoplysninger, går denne aftale forud. Aftalen er underlagt dansk ret.